Laskutus on usein eniten aikaa vievä yksittäinen asia koulun tai seuran hallinnossa. Laskun tiedot täytetään käsin laskupohjaan, kirjelaskut kuoritetaan ja postitetaan itse. Kun maksuja alkaa saapumaan tilille, katsotaan maksun tiedot tiliotteelta ja merkitään lasku maksetuksi Excel-taulukkoon yksi kerrallaan. Kuulostaako tutulta?
Laskujen luonti
Olemme Hobiverin kehityksessä panostaneet paljon juuri laskutuksen automatisointiin. Ohjelmassa on oma sisäänrakennettu laskutustoiminto, joten et tarvitse muita laskutusohjelmia. Kun hinnasto on lisätty ohjelmaan, ja harrastajat ovat ilmoittautuneet ryhmiin, voidaan laskut luoda kaikille yhdellä kertaa. Ohjelma luo laskun harrastajan omien valintojen perusteella. Asiakas valitsee ilmoittautuessaan itse, haluaako laskun e-laskuna, kirjeenä vai suoraan sähköpostiin. Halutessaan laskun voi tilata myös useammassa erässä.
Laskutus on prosessi, jossa ohjelman täytyy olla yhteydessä useaan eri tahoon: pankkiin, tilitoimistoon, laskujen lähettäjään sekä perintätoimistoon. Ohjelmassamme tiedon kulku näiden osapuolien välillä on täysin automatisoitu ja voit hoitaa kaiken samasta paikasta - aikaa säästyy tärkeämpiin asioihin! Yhteistyökumppanimme Maventa Oy hoitaa laskujen kuorituksen ja lähetyksen sekä verkkolaskujen käsittelyn.
Maksunvalvonta
Kun laskut on lähetetty, alkaa maksuvalvonta. Hobiverin pankkiyhteyden kautta viitesiirrot haetaan joka yö automaattisesti ohjelmaan. Maksut kohdistuvat Hobiverissa viitenumeron perusteella oikealle laskulle ja näet aina ajantasaisen tiedon siitä, mitkä laskut ovat maksettu. Jos asiakkaat maksavat laskunsa väärällä viitteellä, on ohjelmassamme myös toiminto maksujen kohdistamiseen oikealle laskulle. Tilisiirtojen lisäksi monet organisaatiot ottavat vastaan myös käteismaksuja tai liikuntaseteleitä. Ohjelmassa onkin helppo luoda laskulle myös omia maksusuorituksia, joihin voi kirjoittaa tarkan kuvauksen mitä kautta maksu on vastaanotettu. Maksusuorituksia voi olla laskulla useita ja niitä on virheen sattuessa helppo poistaa tai kohdistaa eri laskulle. Tilastoista näet yhdellä silmäyksellä kuinka paljon koululla on saatavia ja laskulistasta voit lajitella laskut maksettuihin tai maksamattomiin. Hobiverista voit myös huomauttaa asiakkaita maksamattomista laskuista sähköpostilla tai tekstiviestillä suoraan ohjelmasta. Jos laskuja on tämän jälkeen edelleen maksamatta, lähetä lasku Hobiverista suoraan perintätoimistolle (Visma Duetto), jolloin he hoitavat perinnän puolestanne.
Poikkeustilanteet
Vaikka laskutus on pitkälti automatisoitu, tulee aina välillä vastaan poikkeustilanteita. Hobiverissa on useita työkaluja näiden erilaisten tilanteiden hoitamiseen. Asiakkaan tarvitessa lisää maksuaikaa voit siirtää eräpäivää eteenpäin, jolloin asiakkaalle ei lähde muistutuksia laskusta. Jos asiakas peruu harrastuksensa tai vaihtaa palvelun halvempaan täytyy tehdä hyvityslasku. Hobiverissa teet tietylle laskulle hyvityksen helposti parilla klikkauksella!
Monipuoliset laskutuksen lisäasetukset antavat sinulle tavallista enemmän kontrollia. Voit helposti jakaa laskut eriin ja asetuksissa voit lisätä omat laskutuslisät erä- ja kirjelaskuihin. Asetuksissa voit myös määrittää, että kaikista laskuista lähtee tesktiviesti-ilmoitus tai saat laskuille lisättyä kuvaustekstin ja oman logonne.
Vapauta aikaa ydinosaamiselle
Mielestämme harrastusorganisaation tehtävänä on tarjota mahdollisimman paljon iloa, haasteita ja elämyksiä harrastajille, eikä pohtia laskutuksen koukeroita. Tämän vuoksi olemme ennen kaikkea keskittyneet Hobiverissa helppokäyttöisyyteen ja olemme varmoja, että laskutustoimintomme tulevat säästämään paljon aikaa. Mikäli kiinnostuksenne heräsi älkää epäröikö ottaa yhteyttä ja pyytää ilmaisia demotunnuksia ohjelmaan!
Harrastamisen iloa,
Esa Nuurtamo, esa.nuurtamo@hobiver.com
puh. +358 50 575 07 02 Toimitusjohtaja, perustaja
Laskutuksen yhteistyökumppanimme: Maventa (https://maventa.com/) Bankson (https://www.bankson.fi/)
Visma Duetto (https://www.vismaduetto.fi/)